Thủ tục công chứng văn bản khai nhận di sản

1. Hồ sơ:

- Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản.

- Trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.

Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.

Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc.

- Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh.

- Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

2. Địa điểm công chứng

- Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

- Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

3.  Thời hạn công chứng

- Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng.

- Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.

Thủ tục công chứng văn bản từ chối nhận di sản

1. Hồ sơ

- Người thừa kế có thể yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản. Khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân.

2. Địa điểm công chứng

- Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

- Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

3.  Thời hạn công chứng

- Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng.

- Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.

Thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản

1. Hồ sơ:

- Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì họ có quyền yêu cầu công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản.

Trong văn bản thoả thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần quyền hưởng di sản của mình cho người thừa kế khác.

- Trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.

Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.

Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc.

- Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh.

- Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

2. Địa điểm công chứng

- Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

- Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

3.  Thời hạn công chứng

- Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng.

- Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.

Thủ tục công chứng di chúc

1. Hồ sơ:

- Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

• Phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu;

• Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

• Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp di chúc liên quan đến tài sản đó;

• Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến di chúc mà pháp luật quy định phải có.

Các bản sao phải nộp nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực.

Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

- Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

- Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc; không ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc.

- Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.

Trong trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe doạ thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định nêu trên nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng.

- Trường hợp di chúc do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì người yêu cầu công chứng phải nêu nội dung, ý định di chúc. Nếu nội dung, ý định di chúc là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

- Trường hợp di chúc đã được soạn thảo sẵn thì người yêu cầu công chứng phải nộp thêm bản di chúc. Công chứng viên kiểm tra di chúc; nếu trong di chúc có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của di chúc không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

- Người yêu cầu công chứng tự đọc di chúc hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong di chúc thì ký vào từng trang của di chúc. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của di chúc.

- Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó. Trong trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đó biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc.

2. Địa điểm công chứng

- Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

- Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

3.  Thời hạn công chứng

- Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng.

Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.

Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản

-  Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản, trừ trường hợp nhiều bất động sản thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện.

-  Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng khác, không còn hành nghề công chứng hoặc không thể thực hiện việc công chứng thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đó.

1. Hồ sơ

- Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

• Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

• Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

• Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với bất động sản được đem ra thế chấp;

• Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Các bản sao phải nộp nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực.

Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

- Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

- Trường hợp hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì người yêu cầu công chứng phải nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng giao dịch. Nếu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

- Trường hợp hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn thì người yêu cầu công chứng phải nộp thêm bản dự thảo hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

- Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

2. Địa điểm công chứng

- Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

- Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

3.  Thời hạn công chứng

- Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng.

- Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.

Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng

1. Hồ sơ

- Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây và nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch:

• Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

• Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

• Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

• Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Các bản sao phải nộp nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực.

Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

- Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

- Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

- Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

2.  Địa điểm công chứng

- Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

- Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

3.  Thời hạn công chứng

- Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng.

- Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.

Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn

1. Hồ sơ:

- Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây:

• Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

• Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

• Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

• Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Các bản sao phải nộp nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực.

Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

- Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

- Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

- Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

2.  Địa điểm công chứng

- Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

- Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

3.  Thời hạn công chứng

- Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng.

- Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.

Thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch của UBND xã

Câu hỏi

Địa bàn huyện tôi có một phòng công chứng. Người dân muốn công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất nông nghiệp người dân có quyền lựa chọn công chứng tại phòng công chứng hoặc chứng thực tại UBND xã không? Nếu người dân có yêu cầu UBND xã chứng thực thì UBND có thẩm quyền chứng thực hay không? 

Trả lời 

Luật Đất đai 2003 và Bộ luật Dân sự 2005 đều quy định các trường hợp chuyển quyền sử dụng đất (trong đó có chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất) phải được lập thành văn bản, có công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật.

Trước đây, khi hoạt động công chứng chưa được xã hội hóa, số lượng tổ chức công chứng còn rất ít và tập trung nhiều ở các thành phố lớn nên để thuận tiện trong giao dịch dân sự, người dân có quyền lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Thủ tục công chứng, chứng thực theo quy định trên được thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ Về công chứng, chứng thực.

Từ năm 2006, Luật số 82/2006/QH11 Luật Công chứng ra đời đã đánh dấu giai đoạn phát triển mới của hoạt động công chứng cũng như có những thay đổi trong trình tự, thủ tục thực hiện các giao dịch dân sự. Cùng với Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, hai văn bản luật đã phân biệt rõ hai loại hoạt động công chứng và chứng thực. Theo đó, Công chứng là việc Công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; còn Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ bản chính, chứng thực chữ ký.

Như vậy, sau khi có sự phân định trên thì UBND cấp xã không còn thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch nữa. Tuy nhiên, do điều kiện cơ sở vật chất và đội ngũ hành nghề công chứng đang trong giai đoạn hoàn thiện nên việc chuyển giao các hợp đồng, giao dịch sang tổ chức công chứng cần được từng bước thực hiện. Chính vì vậy, Bộ tư pháp đã ban hành Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và chỉ rõ: Để tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực bản sao, chữ ký theo đúng quy định của nghị định 79/2007/NĐ-CP, đồng thời từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo đúng tinh thần của Luật Công chứng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức, Ủy ban nhân cấp tỉnh cần thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương; căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng để quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện; trong trường hợp trên địa bàn huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì người tham gia hợp đồng, giao dịch được lựa chọn công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn khác hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.

Theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp trên đây thì UBND cấp xã chỉ được chứng nhận hợp đồng, giao dịch nếu trên địa bàn đó chưa có tổ chức công chứng và nếu có yêu cầu của người tham gia giao dịch. Đồng thời, Bộ tư pháp cũng giao nhiệm vụ cho UBND cấp tỉnh phát triển đội ngũ công chứng trên địa bàn, ban hành quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện ngay khi có đủ điều kiện. Việc chuyển giao có thể được thực hiện trong toàn tỉnh, thành phố hoặc cũng có thể thực hiện ở từng huyện, quận, thị trấn nếu nơi đó đã đã đáp ứng đủ điều kiện chuyển giao.

Như vậy, nếu trên địa bàn huyện bạn đã có quyết định của UBND cấp tỉnh về việc chuyển giao toàn bộ các hợp đồng, giao dịch cho phòng công chứng và yêu cầu UBND xã không chứng thực các hợp đồng, giao dịch nữa thì người dân phải đến Phòng công chứng huyện để làm thủ tục công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; UBND xã không có thẩm quyền chứng thực các hợp đồng đó nữa. Nếu trên địa bàn huyện bạn chưa có quyết định chuyển giao trên thì UBND xã vẫn có quyền chứng thực các hợp đồng giao dịch nếu có yêu cầu của người dân và người dân có quyền lựa chọn công chứng tại phòng công chứng hoặc chứng thực tại UBND xã theo quy định của pháp luật.

Thu phí công chứng khi ký phụ lục Hợp đồng thế chấp để định giá lại tài sản thế chấp

Câu hỏi

Áp dụng theo Thông tư 08/2012/TTLT-BTC-BTP hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng tôi có câu hỏi như sau: 

Một công ty A vay vốn tại Ngân hàng dùng tài sản thế chấp hình thành trong tương lai để thế chấp. Tại thời điểm ký hợp đồng định giá tài sản là 154 tỷ đồng. Phí công chứng là 10 triệu đồng.

Trường hợp 1:  Hai năm sau khi tài sản hình thành thì tài sản được định giá lại là: 180 tỷ đồng. Hai bên ký phụ lục Hợp đồng thế chấp để định giá lại tài sản. Cơ quan công chứng thu thêm phí từ mức chênh lệch tài sản (180-154=26 tỷ đồng) là 10 triệu đồng. 

Trường hợp 2: Hai năm sau hai bên lại định giá lại để xác định tài sản thế chấp và cũng có sự tăng giá trị tài sản thế chấp lên 180 tỷ và cơ quan công chứng cũng thu thêm 10 triệu. 

Vậy xin hỏi 02 trường hợp này có bị thu phí sai hay không? Nếu thời gian sau đó giá cả thay đổi tài sản lại tăng tiếp lên 200 tỷ thì có thu tiếp hay không?

Trả lời 

Thông tư số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của  Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng quy định:

- Mức thu phí đối với Hợp đồng thế chấp (Điểm a Khoản 2 Điều 2): Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản (tính trên giá trị tài sản; trường hợp trong hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản có ghi giá trị khoản vay thì tính trên giá trị khoản vay);

- Mức thu phí đối với việc sửa đổi bổ sung Hợp đồng (theo Khoản 3 Điều 2): Công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch: mức thu là 40.000đ; trừ việc sửa đổi, bổ sung tăng giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch thì áp dụng mức thu theo quy định tại khoản 2 Điều 2 nêu trên.

Biểu phí được quy định như sau:

+ Dưới 50 triệu, phí là 50.000đ;

+ Từ 50 triệu đến 100 triệu, phí là 100.000đ;

+ Từ 100 triệu đồng đến 1 tỷ đồng, phí là 0,1 %;

+ Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng, phí là 1 triệu đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng;

+ Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng, phí là 02 triệu 200 nghìn đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng;

+ Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng, phí là 03 triệu 200 nghìn đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng;

+ Từ trên 10 tỷ đồng, phí là 05 triệu 200 nghìn đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng (mức thu tối đa không quá 10 triệu đồng/trường hợp)

Với các trường hợp cụ thể mà bạn nêu thì mức thu phí công chứng được xác định như sau:

1. Phí công chứng đối với Hợp đồng thế chấp ban đầu

Vì tài sản thế chấp được định giá là 154 tỷ đồng nên tổ chức công chứng thu phí là 10 triệu đồng (mức tối đa theo quy định Thông tư số 08/2012/TTLT-BTC-BTP) là đúng.

2. Phí công chứng đối với Phụ lục hợp đồng thế chấp mà bạn nêu ở trường hợp thứ nhất

Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Thông tư số 08/2012/TTLT-BTC-BTP nêu trên thì tổ chức công chứng sẽ thu phí công chứng dựa trên phần giá trị tài sản tăng thêm, tức là: 180 tỷ đồng - 154 tỷ đồng = 26 tỷ đồng. Theo biểu phí công chứng thì cách tính như sau:

Phí công chứng = 5,2 triệu đồng + {0.03% * (26 tỷ đồng - 10 tỷ đồng)}  = 10 triệu đồng.

Như vậy, tổ chức công chứng thu phí 10 triệu đồng đối với trường hợp thứ nhất là đúng.

3. Phí công chứng đối với Phụ lục hợp đồng thế chấp mà bạn nêu ở trường hợp thứ hai

Trường hợp này bạn hỏi không rõ. Phụ lục hợp đồng thế chấp trong trường hợp thứ hai là phụ lục lần thứ nhất hay phụ lục lần thứ hai?

• Nếu là phụ lục lần thứ nhất mà giá trị tài sản thế chấp tăng thành 180 tỷ đồng (so với giá trị tài sản trong hợp đồng thế chấp ban đầu là 154 tỷ đồng) thì phí công chứng thu 10 triệu đồng là đúng (như đã tính ở phần trên).

• Nếu là phụ lục lần thứ hai mà: giá trị tài sản trong Hợp đồng thế chấp ban đầu là 154 tỷ đồng; giá trị tài sản trong Phụ lục lần thứ nhất là 180 tỷ đồng; và giá trị tài sản trong Phụ lục lần thứ hai là 180 tỷ đồng.

Như vậy, khi công chứng Phụ lục lần thứ nhất thì tổ chức công chứng đã thu phí công chứng là 10 triệu đồng tính trên giá trị tăng thêm của tài sản. Khi công chứng Phụ lục lần thứ hai thì tổ chức công chứng sẽ thu phí là 40.000 đồng theo khoản 3 Điều 2 Thông tư số 08/2012/TTLT-BTC-BTP, vì lúc này, giá trị tài sản thế chấp tính theo Phụ lục lần hai so với giá trị tài sản thế chấp tính theo Phụ lục lần nhất là không tăng (đều là 180 tỷ đồng). Nếu tổ chức công chứng thu phí công chứng là 10 triệu là không đúng.

• Nếu là phụ lục lần thứ hai mà: giá trị tài sản trong Hợp đồng thế chấp ban đầu là 154 tỷ đồng; giá trị tài sản trong Phụ lục lần thứ nhất là 180 tỷ đồng; và giá trị tài sản trong Phụ lục lần thứ hai là 360 tỷ đồng (tức là tăng thêm 180 tỷ đồng so với Phụ lục lần thứ nhất). Như vậy, khi công chứng Phụ lục lần thứ hai thì tổ chức công chứng sẽ thu phí dựa trên phần giá trị tăng thêm của tài sản thế chấp: Giá trị tài sản theo Phụ lục lần hai – Giá trị tài sản theo Phụ lục lần thứ nhất = 180 tỷ đồng. Phí công chứng tính trên 180 tỷ đồng là 10 triệu đồng (mức tối đa theo quy định tạiThông tư số 08/2012/TTLT-BTC-BTP).

4. Phí công chứng nếu tiếp tục ký Phụ lục hợp đồng thế chấp để định giá lại tài sản là 200 tỷ đồng

Nếu Phụ lục lần thứ nhất đã định giá lại tài sản là 180 tỷ đồng thì khi ký phụ lục lần thứ hai để định giá lại tài sản là 200 tỷ đồng thì phí công chứng sẽ thu dựa trên phần tăng thêm của giá trị tài sản (200 tỷ đồng – 180 tỷ đồng = 20 tỷ đồng).

Phí công chứng sẽ là = 5,2 triệu đồng + {0.03% * (20 tỷ đồng - 10 tỷ đồng)}  = 8,2 triệu đồng.

Bạn lưu ý, tất cả các phí công chứng nêu trên là chưa bao gồm thù lao công chứng. Vì theo quy định của Luật Công chứng thì khi công chứng hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu công chứng phải nộp phí công chứng theo điều 56 Luật Công chứng (quy định cụ thể tại thông tư 08/2012/TTLT-BTC-BTP) và nộp thù lao công chứng theo Điều 57 Luật Công chứng (Thù lao công chứng do tổ chức công chứng quy định, gồm: thù lao soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng). Nên việc bạn nộp tiền công chứng có thể đã bao gồm cả thù lao công chứng.

Di chúc của người Hoa không biết tiếng Việt lập tại Phòng công chứng

Câu hỏi

Bà nội em là người Hoa, không biết tiếng Việt. Năm 80 tuổi bà đã lập di chúc tại Phòng công chứng. Di chúc có 2 người chứng: người thứ nhất là người Hoa biết nói tiếng Việt; người thứ 2 là người Việt không biết tiếng Hoa. Vậy khi người chứng thứ nhất đọc lại tờ di chúc cho bà nghe thì làm sao biết được người đó đọc đúng nội dung tờ di chúc không? Mà người làm chứng thứ nhất này lại là em vợ của người được hưởng di sản theo di chúc. Và khi bà làm di chúc, người không có quyền hưởng di sản theo di chúc lại không có mặt để được nghe ý nguyện cuối cùng của bà. Vậy di chúc này có hợp pháp hay không?

Trả lời 

Trong câu hỏi của bạn có ba vấn đề đặt ra: 

- Thứ nhất, việc bà bạn là người Hoa, không biết tiếng Việt; 

- Thứ hai, người làm chứng thứ nhất là em vợ của người được hưởng di sản theo di chúc; 

- Thứ ba, khi bà làm di chúc, người không có quyền hưởng di sản theo di chúc lại không có mặt để được nghe ý nguyện cuối cùng của bà.

Vấn đề thứ nhất:

Điều 10 Luật Công chứng quy định: “Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt”. Luật Công chứng không có quy định cụ thể đối với trường hợp người yêu cầu công chứng không thông tạo tiếng Việt nên trên thực tế, các Phòng công chứng/ Văn phòng công chứng thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 12 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về Công chứng, chứng thực quy định về ngôn ngữ sử dụng trong hoạt động công chứng, chứng thực như sau:

Người yêu cầu công chứng, chứng thực không thông thạo tiếng Việt, thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải: 

- là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch; 

- cam đoan và chịu trách nhiệm về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch.

Đối chiếu với trường hợp của bạn thì: Bà bạn là người Hoa không biết tiếng Việt nên khi lập di chúc tại Phòng công chứng thì bà bạn hoặc Phòng công chứng phải mời người làm chứng. Theo thông tin mà bạn cung cấp thì trong di chúc của bà bạn lập có hai người làm chứng trong đó có người làm chứng thứ nhất là người Hoa biết nói tiếng Việt nên người làm chứng thứ nhất chính là người phiên dịch cho bà bạn. Người này sẽ phải cam đoan trước công chứng viên công chứng di chúc về việc dịch chính xác, đầy đủ nội dung di chúc cho bà của bạn; và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những cam đoan đó. Nếu cho rằng người này không đọc đúng nội dung tờ di chúc cho bà bạn nghe thì bạn phải có chứng cứ để chứng minh.

Vấn đề thứ hai:

Việc người làm chứng thứ nhất là em vợ của người được hưởng di sản theo di chúc:

Ðiều 654 Bộ luật Dân sự quy định về người làm chứng cho việc lập di chúc như sau: 

“Mọi người đều có thể làm chứng cho việc lập di chúc, trừ những người sau đây:

- Người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật của người lập di chúc;

- Người có quyền, nghĩa vụ tài sản liên quan tới nội dung di chúc;

- Người chưa đủ mười tám tuổi, người không có năng lực hành vi dân sự.”

Khoản 2 Điều 9 Luật Công chứng cũng có quy định: 

“Người làm chứng phải có đủ các điều kiện sau đây:

- Từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ về tài sản liên quan đến việc công chứng.”

Trong câu hỏi của bạn chỉ nêu người làm chứng thứ nhất là em vợ của người được hưởng di sản trong di chúc mà không nêu rõ: người được hưởng di chúc là ai, người làm chứng thứ nhất có quan hệ gì với bà bạn, người làm chứng có quyền, nghĩa vụ gì liên quan đến tài sản của bà bạn hay không… Vì vậy, căn cứ vào quy định về người làm chứng nêu trên, bạn có thể tìm những căn cứ chứng minh việc người làm chứng thứ nhất này là không phù hợp theo quy định của pháp luật.

Ví dụ như: Người làm chứng thứ nhất này có phải là một trong những người thừa kế theo pháp luật của bà bạn hay không (theo Điều 676 Bộ luật Dân sự: “Hàng thừa kế thứ nhất gồm: vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi của người chết; Hàng thừa kế thứ hai gồm: ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh ruột, chị ruột, em ruột của người chết; cháu ruột của người chết mà người chết là ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại; Hàng thừa kế thứ ba gồm: cụ nội, cụ ngoại của người chết; bác ruột, chú ruột, cậu ruột, cô ruột, dì ruột của người chết; cháu ruột của người chết mà người chết là bác ruột, chú ruột, cậu ruột, cô ruột, dì ruột, chắt ruột của người chết mà người chết là cụ nội, cụ ngoại”).

Hoặc, người làm chứng đó đã đủ 18 tuổi chưa và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ hay không...

Vấn đề thứ ba:

Khi bà làm di chúc, người không có quyền hưởng di sản theo di chúc lại không có mặt để được nghe ý nguyện cuối cùng của bà.

Chúng tôi không rõ “người không có quyền hưởng di sản theo di chúc” mà bạn nói ở đây là người nào. Nhưng cho dù người đó là ai thì việc người đó không có mặt khi bà bạn lập di chúc để nghe ý nguyện cuối cùng của bà cũng không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp cũng như hiệu lực của di chúc. Điều kiện để di chúc được coi là hợp pháp được quy định tại Điều 652 Bộ luật Dân sự:

- Người lập di chúc minh mẫn, sáng suốt trong khi lập di chúc; không bị lừa dối, đe doạ hoặc cưỡng ép;

- Nội dung di chúc không trái pháp luật, đạo đức xã hội; hình thức di chúc không trái quy định của pháp luật.

Với những phân tích trên đây thì chúng tôi chưa thể khẳng định di chúc của bà bạn có hợp pháp hay không. Nếu cho rằng di chúc đó không hợp pháp thì bạn phải có đầy đủ căn cứ chứng minh. Nếu có đầy đủ căn cứ thì gia đình bạn có thể gửi đơn đến Tòa án để yêu cầu tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu theo quy định tại Điều 6 và Điều 45 Luật Công chứng (Công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người có quyền, lợi ích liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền đề nghị Toà án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật). Trong trường hợp di chúc đó bị Tòa án tuyên bố vô hiệu thì tài sản theo di chúc của bà bạn sẽ được chia cho những người thừa kế theo pháp luật của bà bạn (theo Điều 676 Bộ luật Dân sự).

Phân biệt giữa công chứng và chứng thực

Câu hỏi:

Xin cho hỏi:

1. Ủy ban nhân dân  xã có được công chứng không? Tôi thấy trên một bản sao được photo copy ra và đóng dấu “BẢN SAO” và đóng dấu “Chứng thực bản sao đúng với bản chính, số... ngày   tháng…  năm… ” và sau đó chủ tịch hoặc phó chủ tịch ký tên và đóng dấu như thế đã được coi là công chứng không?

2. Tại sao UBND xã không được chứng thực hợp đồng cho, tặng tài sản và tài sản gắn liền với đất (liên quan đến đất đai).

Trả lời:

Theo như câu hỏi bạn đưa ra chúng tôi hiểu bạn đang nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực.

1. Về công chứng

Theo Điều 2 Luật Công chứng số 82/2006/QH11 ngày 29/11/2006 thì Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Và việc công chứng phải do công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được bổ nhiệm để hành nghề công chứng.(Điều 7)

Hình thức tổ chức hành nghề công chứng bao gồm 2 hình thức là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Cụ thể được quy định:

“Điều 24. Phòng công chứng

1. Phòng công chứng do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.

2. Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.

Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng Phòng công chứng phải là công chứng viên và do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

Chính phủ quy định chế độ tài chính, con dấu của Phòng công chứng.

3. Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.”

“Điều 26. Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập.

Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên.

2. Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Chính phủ quy định con dấu của Văn phòng công chứng.

3. Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng", không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.”

2. Về chứng thực

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính quy định tại điều 2:

- “Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; 

- "Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. 

Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 5 cụ thể:

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Phòng Tư pháp cấp huyện) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

b) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

4. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Căn cứ vào những quy định nêu trên thì một bản sao được photo copy ra và đóng dấu “BẢN SAO” và đóng dấu “Chứng thực bản sao đúng với bản chính, số... ngày   tháng…  năm…  ” và sau đó chủ tịch hoặc phó chủ tịch ký tên và đóng dấu là chứng thực bản sao từ bản chính. Với những hợp đồng cho, tặng tài sản và tài sản gắn liền với đất, (liên quan đến đất đai) thì phải công chứng.

Thẩm quyền yêu cầu tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu

Câu hỏi

Theo Điều 45, Luật Công chứng “Công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người có quyền, lợi ích liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền đề nghị Toà án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật.”  Xin hỏi: cơ quan nhà nước có thẩm quyền đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu theo Điều này là cơ quan nào? UBND cấp huyện có thẩm quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật không?

Trả lời 

1. Cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Điều 45 Luật Công chứng có thể là: các cơ quan quản lý hoạt động công chứng (Chính phủ, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, các Bộ và cơ quan ngang bộ, UBND cấp tỉnh/ thành phố, Sở Tư pháp) hoặc các cơ quan có thẩm quyền đăng ký quyền sử dụng đất, cơ quan có thẩm quyền đăng ký giao dịch bảo đảm.

- Cơ quan có thẩm quyền đăng ký quyền sử dụng đất.

“Điều 52. Thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

1. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức, cá nhân nước ngoài, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở.

3. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quy định tại khoản 1 Điều này được uỷ quyền cho cơ quan quản lý đất đai cùng cấp.

Chính phủ quy định điều kiện được ủy quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất”.

- Cơ quan có thẩm quyền đăng ký giao dịch bảo đảm.

“Điều 47 Nghị định số 83/2010/NĐ-CP ngày 23/7/2010 của Chính phủ về đăng ký giao dịch bảo đảm. Cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm và thẩm quyền đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm:

1. Cục Hàng không Việt Nam trực thuộc Bộ Giao thông vận tải thực hiện đăng ký, cung cấp thông tin về cầm cố tàu bay, thế chấp tàu bay.

2. Chi cục hàng hải hoặc Cảng vụ hàng hải thuộc Cục Hàng hải Việt Nam trực thuộc Bộ Giao thông vận tải thực hiện đăng ký, cung cấp thông tin về thế chấp tàu biển.

3. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất.

4. Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thuộc Bộ Tư pháp thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng động sản, trừ tàu bay, tàu biển và các tài sản khác không thuộc thẩm quyền đăng ký của các cơ quan quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều này”.

2. Thẩm quyền tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu của UBND cấp huyện.

Theo Điều 45 Luật Công chứng thì quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật thuộc về:

- Công chứng viên;

- Người yêu cầu công chứng;

- Người làm chứng;

- Người có quyền, lợi ích liên quan;

- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Về việc UBND cấp huyện yêu cầu Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật thì: trong một số trường hợp cụ thể, UBND cấp huyện có thể là bên có quyền, lợi ích liên quan. Ví dụ: trong văn bản công chứng đó có đối tượng liên quan đến tài sản do UBND huyện quản lý; hoặc liên quan đến hành vi, quyết định hành chính của UBND huyện… nên theo quy định thì UBND cấp huyện có quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu.

Ngoài tra, như trên đã nêu, UBND cấp huyện là một trong những cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, là cơ quan quản lý cơ quan có thẩm quyền đăng ký giao dịch bảo đảm (Phòng Tài nguyên và Môi trường quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) nên trong quá trình thực hiện nếu có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật thì UBND cấp huyện cũng có thẩm quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu.

Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất có phải công chứng, chứng thực không?

Câu hỏi

Ba mẹ tôi đang làm thủ tục ly hôn. Trong đơn yêu cầu ly hôn có ghi rằng hai bên cùng đồng thuận ly hôn và sau khi ly hôn ba tôi (người đứng tên nhà đất) và mẹ tôi (chủ tài khoản tiết kiệm trong ngân hàng) sẽ tự thỏa thuận với nhau về tài sản chung, không cần tòa án giải quyết vấn đề này. Hai bên có làm thêm bản thỏa thuận về tài sản. Trong đó ghi rằng sau khi ly hôn, tất cả tài sản gồm nhà đất và tiền gửi ngân hàng sẽ được chuyển sang sở hữu của con gái chung tức là tôi. Bản thỏa thuận này có chữ ký của ba mẹ tôi và tôi (với vai trò người làm chứng). Tôi xin hỏi bản thỏa thuận như vậy đã hợp pháp và đảm bảo chưa, có cần phải đi công chứng nữa không? 

Trả lời 

Theo quy định tại Điều 95 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2000, về nguyên tắc, khi ly hôn tài sản chung của vợ chồng được chia đôi, nhưng có xem xét hoàn cảnh của mỗi bên, tình trạng tài sản, công sức đóng góp của mỗi bên vào việc tạo lập, duy trì, phát triển tài sản này. Có nghĩa là con cái không được quyền được chia tài sản, trừ khi cha mẹ có thỏa thuận khác. Do đó, việc bố mẹ bản thỏa thuận chuyển quyền sở hữu đối với tiền gửi ngân hàng và quyền sử dụng đất cho con chung là bạn được xem như là giao dịch tặng cho tài sản.

Liên quan đến việc tặng cho quyền sử dụng đất, khoản 1 Điều 129 Luật Đất đai năm 2003 quy định như sau:

“1. Việc nộp hồ sơ thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất được quy định như sau:

a) Hồ sơ thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất nộp tại văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; trường hợp hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất tại nông thôn thì nộp tại Uỷ ban nhân dân xã nơi có đất để chuyển cho văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất;

b) Hồ sơ thừa kế quyền sử dụng đất gồm di chúc hoặc biên bản phân chia thừa kế hoặc bản án, quyết định giải quyết tranh chấp về thừa kế quyền sử dụng đất của Toà án nhân dân đã có hiệu lực pháp luật và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; trường hợp người được nhận thừa kế là người duy nhất thì hồ sơ thừa kế gồm đơn đề nghị và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Hồ sơ tặng cho quyền sử dụng đất gồm văn bản cam kết tặng cho hoặc hợp đồng tặng cho hoặc quyết định của tổ chức tặng cho quyền sử dụng đất và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Văn bản cam kết tặng cho hoặc hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài phải có chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của công chứng nhà nước”.

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 37 Luật Công chứng năm 2007, “Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở”. Do vậy, các hợp đồng, giao dịch về bất động sản hiện nay đều phải được công chứng, có nghĩa là được công chứng viên tại Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp hoặc tại Văn phòng công chứng chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó.

Như vậy, văn bản thỏa thuận của bố mẹ bạn về việc tặng cho quyền sử dụng đất cho bạn phải được công chứng theo quy định pháp luật.

Trên địa bàn có Phòng công chứng thì có được chứng thực hợp đồng tại phường không?

Câu hỏi

Tôi muốn hỏi, trường hợp chuyển nhượng quyền sử dụng đất vào tháng 10/2007. Lúc này luật công chứng và nghị định 79/2007 có hiệu lực. Trên địa bàn nơi bất động sản đã có phòng công chứng thì phải chứng thực hợp đồng chuyển nhượng đó tại UBND xã phường hay công chứng tại phòng công chứng?

Trả lời 

Luật Công chứng số 82/2006/QH11 có hiệu lực từ ngày 01/7/2007 và Nghị định số79/2007/NĐ-CP ngày 18/5//2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo) đã phân định rõ thẩm quyền công chứng và chứng thực. Theo đó: thẩm quyền công chứng thuộc về công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng (gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng); Thẩm quyền chứng thực (chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký) thuộc về Phòng tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn... Điều 2 Luật Công chứng đã nêu rõ: “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Do đó, UBND cấp xã không còn thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch nữa.

Tuy nhiên, trong thời gian đầu khi mà các tổ chức hành nghề công chứng chưa phát triển và chưa đủ khả năng để đáp ứng yêu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch ngày càng tăng của xã hội thì trên nhiều địa bàn, UBND xã, phường vẫn có thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch khi có yêu cầu của người dân. Việc chuyển giao toàn bộ các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng chưa thể thực hiện ngay tức khắc mà phải tiến hành từng bước căn cứ vào tình hình của từng địa phương. Theo đó, trong Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, Bộ tư pháp đã có chỉ đạo như sau: “Luật Công chứng và Nghị định số 79 đã phân biệt rõ hai loại hoạt động công chứng và chứng thực, theo đó công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; còn Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, chứng thực chữ ký. Để tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực bản sao, chữ ký theo quy định của Nghị định số 79, đồng thời từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo đúng tinh thần của Luật công chứng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cần thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương; căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng để quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện; trong trường hợp trên địa bàn huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì người tham gia hợp đồng, giao dịch được lựa chọn công chứng của tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn khác hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.”

Đối chiếu với trường hợp bạn nêu, trên địa bàn nơi có bất động sản đã có Phòng công chứng thì sẽ có hai khả năng như sau:

- Thứ nhất, nếu UBND tỉnh đã có chỉ đạo giao toàn bộ các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện (khi Phòng công chứng đã có khả năng đáp ứng được toàn bộ các yêu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch của người dân) thì hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của bạn phải được công chứng tại Phòng công chứng, UBND xã phường không còn thẩm quyền chứng thực hợp đồng đó nữa.

- Thứ hai, mặc dù đã có Phòng công chứng nhưng việc công chứng các hợp đồng, giao dịch của người dân chưa được đáp ứng đầy đủ và UBND tỉnh vẫn chưa có quyết định về việc chuyển giao toàn bộ các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng hoặc trên địa bàn nơi có bất động sản chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì khi giao kết hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bạn có thể lựa chọn công chứng tại Phòng công chứng hoặc chứng thực tại UBND xã, phường, thị trấn.

Hủy hợp đồng do Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực trước đây

Câu hỏi

Bốn anh em tôi được cha mẹ chia cho mỗi người một mảnh đất, đã được UBND thị trấn chứng thực (trước đây UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực Hợp đồng này). Nay, anh em chúng tôi muốn yêu cầu hủy Hợp đồng. Liên hệ UBND nơi chứng thực trước đây thì được trả lời là liên hệ các phòng công chứng. Liên hệ các phòng công chứng thì được trả lời là trách nhiệm hủy thuộc nơi chứng thực ban đầu. Vậy xin hỏi tôi phải liên hệ ở đâu?

Trả lời 

Hợp đồng tặng cho của gia đình bạn có chứng thực tại Ủy ban nhân dân thị trấn được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 75/2010/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực. Hiện nay, Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ra đời đã phân biệt rõ hai thủ tục công chứng và chứng thực. Theo đó, việc công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật được chuyển giao cho các tổ chức công chứng (gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng); UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

Về việc hủy hợp đồng theo yêu cầu của bạn thì theo Điều 44 Nghị định số 75/2010/NĐ-CP được quy định như sau:

- Đối với hợp đồng đã được công chứng, chứng thực, thì việc sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn bộ hợp đồng đó cũng phải được công chứng, chứng thực và việc công chứng, chứng thực đó có thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nào, trừ trường hợp quy định tại Điều 23 của Nghị định này (thẩm quyền địa hạt của cơ quan công chứng, chứng thực khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trong địa phương).

- Quy định trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên giao kết yêu cầu công chứng, chứng thực việc huỷ bỏ hợp đồng đó.

Như vậy, nếu theo Nghị định số 75/2010/NĐ-CP  thì khi hủy hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu công chứng có thể yêu cầu tại bất kỳ cơ quan công chứng, chứng thực nào mà không phụ thuộc vào việc hợp đồng trước đó được công chứng, chứng thực ở đâu.

Nhưng Luật Công chứng đã quy định lại vấn đề hủy hợp đồng như sau:

- Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thoả thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và phải được công chứng.

- Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.

Trở lại với trường hợp của bạn, thực tế hiện nay chưa có văn bản nào hướng dẫn cụ thể về vấn đề này, chính vì vậy chúng tôi chưa thể đưa ra hướng dẫn cụ thể cho bạn được. Đúng như bạn nói, UBND cấp xã không còn thẩm quyền chứng thực nữa; và tổ chức công chứng cũng không thể hủy bỏ hợp đồng, giao dịch của bạn được. Để giải quyết trường hợp này, theo chúng tôi phương án tốt nhất là giao cho tổ chức hiện đang lưu giữ hồ sơ thực hiện việc hủy hợp đồng, giao dịch đó, như hướng dẫn tại khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng: “Công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch”. Tuy nhiên, hiện tại thì chưa có hướng dẫn cụ thể nào về việc chuyển giao hồ sơ do UBND cấp xã chứng thực trước đây cho các tổ chức công chứng. Việc chuyển giao này hiện nay mới chỉ dừng lại ở chỉ đạo của Chính phủ về trách nhiệm của UBND cấp tỉnh trong việc quản lý nhà nước về công chứng, cụ thể tại điểm l Điều 23 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013:“Hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã ở những địa bàn đã thực hiện chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch từ Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng bàn giao cho tổ chức hành nghề công chứng hồ sơ về những hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, trong trường hợp có yêu cầu công chứng sửa đổi, bổ sung các hợp đồng, giao dịch đó”. Tuy nhiên, Nghị định này đến ngày 25/02/2013 mới có hiệu lực và cũng phải đợi một thời gian nhất định thì quy định trên mới tiếp tục được UBND cấp tỉnh triển khai trên thực tế.

Từ thực tế trên thì việc hủy hợp đồng, giao dịch của gia đình bạn có lẽ phải chờ những hướng dẫn cụ thể của cơ quan có thẩm quyền trong thời gian tới. Hoặc, bạn có thể liên hệ tới Sở tư pháp tỉnh, thành nơi có bất động sản đó để được hướng dẫn giải quyết. Mong rằng gia đình bạn sớm thực hiện được yêu cầu của mình.

Thủ tục công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất

Câu hỏi

Trước đây anh A nhận ủy quyền từ vợ chồng anh B và chị C, nội dung được toàn quyền sử dụng và chuyển nhượng toàn bộ thửa đất (thửa đất có giấy chứng nhận mang tên anh B và chị C). Hợp đồng ủy quyền được văn phòng công chứng chứng nhận. Nay anh A chết đột tử. Vợ anh là chị D đề nghị làm hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất trên từ anh B và chị C cho vợ anh A và đã được B và C đồng ý vì bản chất thật của hợp đồng ủy quyền là mua bán. Xin được tư vấn trình tự thủ tục khi thực hiện công chứng hợp đồng chuyển nhượng này. 

Trả lời 

Hợp đồng ủy quyền giữa anh B, chị C và anh A đã hết hiệu lực kể từ thời điểm anh A chết theo quy định tại khoản 4 Điều 589 Bộ luật Dân sự. Nay, anh B, chị C và vợ của anh A (chị D) muốn làm thủ tục công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật thì không cần phải làm thủ tục chấm dứt hợp đồng ủy quyền nêu trên nữa.

Trình tự, thủ tục được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng và văn bản hướng dẫn.

- Chủ thể:

+ Bên chuyển nhượng: Vợ chồng anh B và chị C;

+ Bên nhận chuyển nhượng: chị D (vợ anh A).

- Cơ quan thẩm quyền: Tổ chức công chứng bất kỳ trên địa bàn nơi có bất động sản (theo khoản 1 Điều 37 Luật Công chứng). Bạn có thể lựa chọn Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.

- Hồ sơ công chứng: theo Điều 35 Luật Công chứng.

+ Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

+ Dự thảo hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất (các bên có thể không lập dự thảo mà yêu cầu tổ chức công chứng lập theo mẫu);

+ Bản sao giấy tờ tuỳ thân: chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của các bên; sổ hộ khẩu để xác định nơi thường trú;

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có, như: đăng ký kết hôn của anh B, chị C.

 Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

- Trình tự, thủ tục:

+ Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

 + Trường hợp các bên có dự thảo hợp đồng thì Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

Trường hợp các bên không có dự thảo hợp đồng thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng theo mẫu và theo sự thỏa thuận của các bên.

+ Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng thì ký vào từng trang của hợp đồng.

+ Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

+ Sau khi các bên thanh toán tiền phí công chứng thì sẽ nhận được hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất có chứng nhận của tổ chức công chứng đó.

- Chi phí khi thực hiện công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất nêu trên: gồm phí và thù lao công chứng.

+ Phí công chứng: Áp dụng theo Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng. Theo khoản 2 Điều 2 Thông tư thì phí công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được tính trên giá trị nhà đất. Giá trị này được xác định theo thỏa thuận của các bên trong hợp đồng hoặc tính trên khung giá cơ bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định (đối với trường hợp các bên thỏa thuận giá chuyển nhượng thấp hơn khung giá). Biểu phí cụ thể bạn có thể tham khảo theo Thông tư 08/2012/TTLT-BTC-BTP.

+ Thù lao công chứng (Điều 57 Luật Công chứng): Thù lao công chứng do tổ chức công chứng tự quy định, bao gồm: việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng; việc đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng (nếu có).

Công chứng hợp đồng khi một trong các bên đang thi hành án phạt tù

Câu hỏi

Tôi dự định nhận chuyển nhượng một mảnh đất hiện đang đứng tên hai vợ chồng nhưng người chồng lại đang chấp hành án phạt tù. Tôi phải làm những thủ tục gì để có thể nhận chuyển nhượng mảnh đất đó một cách hợp pháp?

Trả lời 

Để nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất một cách hợp pháp thì bạn phải cùng hai vợ chồng chủ sử dụng đất thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng chuyển nhượng theo trình tự, thủ tục quy định của Luật Công chứng (theo khoản 2 Điều 689 Bộ luật Dân sự). Khi công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất thì các bên (bên chuyển nhượng là hai vợ chồng chủ sử đụng đất, và bên nhận chuyển nhượng là bạn) phải đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng đó (theo khoản 1 Điều 39 Luật Công chứng). Tuy nhiên, khoản 2 Điều 39 Luật Công chứng có quy định một số trường công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, gồm:

- Người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được;

- Người yêu cầu công chứng là người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Như vậy, đối với trường hợp của bạn, người chồng bên chủ sử dụng đất đang thi hành án phạt tù, không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng được nên có lý do chính đáng để yêu cầu công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Theo đó, bạn có thể đến tổ chức hành nghề công chứng bất kỳ trên địa bàn nơi có bất động sản để yêu cầu công chứng viên đến Trại giam nơi người chồng đang thi hành án phạt tù để thực hiện thủ tục công chứng. Để thực hiện được việc công chứng tại trại giam thì bạn lưu ý: 

- Phải được sự đồng ý của ban quản lý trại giam; 

- Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng có công văn gửi đến trại giam để thông báo về việc thực hiện công chứng tại trại giam; 

- Ngoài việc nộp phí công chứng theo điều 56 Luật Công chứng thì bạn còn phải nộp thêm một khoản thù lao do yêu cầu thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo khoản 2 Điều 57 Luật Công chứng; khoản thù lao này do các bên tham gia giao dịch và tổ chức hành nghề công chứng tự thỏa thuận.

Công chứng viên của Phòng công chứng làm thủ tục để thành lập văn phòng công chứng

Câu hỏi

Tôi đang là công chứng viên của Phòng Công chứng ở tỉnh A (quyết định bổ nhiệm công chứng viên năm 1997). Nay tôi muốn xin thôi việc để ra mở Văn Phòng công chứng tại tỉnh A thì phải làm thủ tục như thế nào? 

Trả lời 

Về vấn đề bạn hỏi thì khoản 2 Điều 4 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng có quy định về việc bổ nhiệm công chứng viên đối với cán bộ, công chức, viên chức đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng như sau:

- Công chứng viên của Phòng Công chứng đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng không quá một năm thì vẫn được giữ chức danh công chứng viên và có thể thành lập Văn phòng công chứng hoặc tham gia Văn phòng công chứng đang hoạt động. Thời gian không quá một năm được tính từ ngày có quyết định nghỉ hưu hoặc cho thôi việc đến ngày nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng hoặc được tiếp nhận là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng hoặc ký hợp đồng làm việc với Văn phòng công chứng.

- Công chứng viên nghỉ hưu hoặc thôi việc quá một năm nếu có nguyện vọng hành nghề công chứng thì phải làm thủ tục bổ nhiệm lại công chứng viên.

Như vậy, khi đang là Công chứng viên của Phòng công chứng tỉnh, nếu muốn thôi việc để mở Văn phòng công chứng thì bạn cần phải tiến hành các thủ tục như sau:

- Bước 1: Làm thủ tục thôi việc theo nguyện vọng;

- Bước 2: Làm thủ tục bổ nhiệm công chứng viên. Nếu bạn thôi việc theo nguyện vọng không quá một năm (tính đến ngày làm thủ tục thành lập Văn phòng công chứng hoặc tham gia Văn phòng công chứng đang hoạt động)  thì không phải làm thủ tục này. Nếu bạn thôi việc quá một năm thì bạn phải làm thủ tục bổ nhiệm công chứng viên.

- Bước 3: Làm thủ tục thành lập Văn phòng công chứng.

1. Thủ tục xin thôi việc.

Theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 46/2010/NĐ-CP ngày 27/4/2010 của Chính phủ quy định về thôi việc và thủ tục nghỉ hưu đối với công chức, thủ tục giải quyết thôi việc đối với trường hợp thôi việc theo nguyện vọng được thực hiện như sau:

- Công chức phải làm đơn gửi cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền;

- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đơn, nếu đồng ý cho công chức thôi việc thì cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền ra quyết định thôi việc bằng văn bản; nếu không đồng ý cho công chức thôi việc thì trả lời công chức bằng văn bản và nêu rõ lý do theo quy định tại điểm c khoản này;

-  Các lý do không giải quyết thôi việc:

+ Công chức đang trong thời gian thực hiện việc luân chuyển, biệt phái, đang bị xem xét kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Công chức chưa phục vụ đủ thời gian theo cam kết với cơ quan, tổ chức, đơn vị khi được xét tuyển;

+ Công chức chưa hoàn thành việc thanh toán các khoản tiền, tài sản thuộc trách nhiệm của cá nhân đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị;

+ Do yêu cầu công tác của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc chưa bố trí được người thay thế.

2. Thủ tục bổ nhiệm lại công chứng viên (đối với trường hợp bạn đã thôi việc quá 01 năm kể từ ngày có quyết định thôi việc đến ngày nộp hồ sơ đề nghị thànhlập Văn phòng công chứng).

Theo Điều 18 Luật Công chứng:

• Người hoàn thành tập sự hành nghề công chứng có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên gửi Sở Tư pháp ở địa phương nơi đăng ký tập sự, gồm có:

- Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

- Bản sao bằng cử nhân luật hoặc bằng thạc sỹ luật;

- Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật;

- Bản sao Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng;

- Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn;

- Sơ yếu lý lịch;

- Giấy chứng nhận sức khoẻ.

• Người được miễn đào tạo nghề công chứng, người được miễn tập sự hành nghề công chứng có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên gửi Bộ Tư pháp, gồm có:

- Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

- Bản sao bằng cử nhân luật hoặc bằng thạc sỹ luật hoặc bằng tiến sỹ luật;

- Giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng, miễn tập sự hành nghề công chứng;

- Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật;

- Sơ yếu lý lịch;

- Giấy chứng nhận sức khoẻ.

• Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp phải có văn bản đề nghị bổ nhiệm công chứng viên kèm theo hồ sơ gửi Bộ trưởng Bộ Tư pháp; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho người nộp hồ sơ. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

• Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định bổ nhiệm công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho Sở Tư pháp, người nộp hồ sơ. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Người được bổ nhiệm công chứng viên thì được Bộ trưởng Bộ Tư pháp cấp thẻ công chứng viên.

3. Thủ tục thành lập và đăng ký hoạt động văn phòng công chứng.

Theo Điều 7 Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng thì hiện nay: Không khuyến khích loại hình Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập. Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh) xem xét, có chính sách khuyến khích phát triển loại hình Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập và chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập sang loại hình Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập.

Như vậy, nếu làm thủ tục thành lập Văn phòng công chứng thì bạn nên thành lập loại hình Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập (được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh theo Khoản 1 Điều 26 Luật Công chứng).

Thủ tục thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng:

Bước 1: Đề nghị thành lập (theo Điều 27 Luật Công chứng).

• Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:

- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;

- Đề án thành lập Văn phòng công chứng nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;

- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.

• Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Đăng ký hoạt động (theo Điều 27 Luật Công chứng).

• Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập.

Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng (theo Điều 8 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng) bao gồm:

- Đơn đăng ký hoạt động theo mẫu;

- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 9 Nghị định này;

Trong trường hợp trụ sở là nhà thuê, mượn thì phải kèm theo hợp đồng thuê, mượn nhà có thời gian tối thiểu là năm năm kể từ ngày làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;

- Giấy tờ chứng minh nơi đăng ký thường trú tại địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở Văn phòng công chứng của công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập.

• Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

• Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

• Trong thời hạn sáu tháng, kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, nếu Văn phòng công chứng không hoạt động hoặc trong trường hợp Văn phòng công chứng không hoạt động liên tục từ ba tháng trở lên thì Sở Tư pháp thu hồi giấy đăng ký hoạt động.

• Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng không đăng ký hoạt động hoặc trong trường hợp Văn phòng công chứng bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

Bước 3: Cung cấp thông tin về nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng (Điều 29 Luật Công chứng).

Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp lại giấy đăng ký hoạt động do thay đổi trụ sở, tên gọi của Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan Công an cấp tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

Bước 4: Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng (Điều 30 Luật Công chứng).

Trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về những nội dung sau đây:

- Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;

- Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên của công chứng viên hành nghề trong Văn phòng công chứng;

- Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.

Khi thành lập và hoạt động Văn phòng công chứng, bạn cần lưu ý một số vấn đềsau:

* Về tên gọi của Văn phòng công chứng (theo Điều 8 Thông tư số 11/2011/TT-BTP)

- Tên gọi của Văn phòng công chứng phải tuân theo quy định tại khoản 3 Điều 26 của Luật Công chứng (Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc) và không được đánh số thứ tự gây nhầm lẫn với tên gọi của Phòng công chứng; không được lấy địa danh của địa bàn khác hoặc họ và tên của công chứng viên khác, tên của tổ chức hành nghề công chứng đã đăng ký đặt tên cho Văn phòng công chứng của mình.

- Khi có nhu cầu thay đổi tên gọi, Văn phòng công chứng phải có văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Trong thời hạn bảy ngày làm việc, Sở Tư pháp xem xét, cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

* Về biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng (theo Điều 9 Thông tư số 11/2011/TT-BTP).

Biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo các quy định của pháp luật về viết, đặt biển hiệu. Biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo Mẫu TP-CC-05 ban hành kèm theo Thông tư này.